【初心者の為のISO内部監査】内部監査当日 効率良く監査を進めるには!

仕事に役立つ記事

ISO内部監査

 

【こんな方向けに、情報発信します!!】

この記事は、

  • 初めて内部監査員の仕事をする
  • これから内部監査員になる方
  • ISOや内部監査に興味のある方
  • マネジメント能力やビジネススキルを高めたい方

向けに、ちょこっとした参考になればと思い、
私の思考の整理も含めて、情報発信させていただきます。

 

いよいよ、監査前日

昨日は、内部監査本番で監査する側、監査員として物流部門の監査に行って参りました。
監査経験、2回ということもあり、経験不足が否めません。めちゃくちゃ重い。緊張も。

そのため、準備が大変。あらゆることを想定した監査の準備をしていた為、前日は2時ぐらいまで準備していました。(経験値がない分、頭でっかちになりました(;_;)/~~~)クラクラする。

 

内部監査当日

朝は、10:00から開始予定ですが早めに行きます。普段と違う事業所に行くため、早め早めに準備します。

着いたら、あいさつもそこそこに、散歩がてら巡回開始。

  • 駐車場にある産業廃棄物置き場のチェック。
    ゴミの種類、責任者の名前、連絡先、掲示のサイズ感などチェック。
    早速、廃棄物の引き取りが滞っている様子有り。蛍光管が溜まっている。早期の処理を。
  • 倉庫へ。消火栓・消火器のチェック。
    消火器チェック➡期限、置き場所が明瞭か、決まった場所にあるか、定期検査されているか
    消火栓チェック➡消火栓周辺に物は置いてないか(数か所有り)、責任者の氏名(ここで、旧責任者のシールを2か所発見)
  • フォークリフトの台数、検査標章の確認、ヘルメット着用しているか、免許証はあるか
  • その他、食堂の衛生管理チェック、衛生上問題のあるものはないか、危険な箇所はないか、
    掲示物は古くなっていないか などなど。

始まる前に、押さえられるところは押さえておくと、気持ちにゆとりが持てます。(;^ω^)
ただし、気合入りまくって始まる前に堂々とやらないこと。こっそり、それとなく時間潰しのように見せかけてやらないと、監査員はただでさえ、警戒されているような気がします(・_・;)

 

いざ、内部監査開始

本日は、

監査側:監査リーダー(部長)、メンバー(私)
被監査部門:物流所長、部署長(急遽、コロナワクチン後の体調不良で休み)

勉強と教育の為、監査の進行をほぼ任せていただきました。
何でも、挑戦(ー_ー)!!

  • 10:00 開始 オープニングミーティング
    各プロセスに沿って、監査。
  • 11:30 昼食休憩
  • 12:30 各プロセスに沿って、監査。
  • 15:00 ブリーフツアー(現場で監査)
  • 16:00 報告書作成
  • 16:50 クロージングミーティング
  • 17:00 終了

という流れで進めました。

いざ、始まって感じたこと

  • 監査のスピードが遅い、悪く言えば、テンポが悪い。
  • チェックリストに対する理解ができていない。理解できていない質問を相手にしなければいけない羽目に・・・。もう、その場で学ぶしかないっすね。すいません、教えてください!!
  • 重複する項目が何度も出てくるので、ペースが掴みづらい。事前にチェックリストを精査する必要あり。
  • メモの残し方次第で、その後の報告書の作成やチェックリストの提出に影響があるので、意識してメモを残していかないと、後が大変。どこに何を書いたのかわからなくなりますね。その対策として、付箋がめちゃくちゃ役立ちます。是正事項、観察事項を発見したら、該当プロセスページに付箋を貼る。報告書をまとめる時に、見落としが無くなります。
  • 現場を監査するときは、バインダーを用意しておくこと。現場でもメモが取れるように。現場用のチェックリストを自分でまとめておくと、更に便利です。あちこち暑い中歩き回り、現場の方も疲れてしまいますので、最短で回れるコースまで考えておくと、楽できます。そもそも、現場の方にリストを渡して、これこれをチェックしたいと言えば、その通りに案内してもらう方が効率いいかもしれないですね。

 

内部監査終了

全部で指摘事項9つ。
この中から、是正事項、観察事項、口頭注意事項に振り分ける。
結果、是正2つ、観察事項3つで纏めました。
クロージングミーティングで、所長に本日の監査のまとめを報告して、ご意見を伺います。内容に同意いただければ、報告書を作成に入ります。(ここからは、正式な報告書作成の為、自宅に帰ってから行いました。)

 

まとめ・感想

  • 一番感じたことは、自分の経験不足。これは、今後の不断の努力が絶対に必要だと感じました。何事も、成長するためには普段の意識の持ち方が大事だと思いました。内部監査は年間で2回しかない為、想像力を働かせて準備の準備をするぐらいの気持ちで。気負い過ぎかもしれませんけど。
  • 内部監査前に、想像力を働かせて指摘事項を出しておく。仮にですけど。本番当日は、答え合わせのつもりで行くと、楽しめるかもしれませんね(*’▽’)
  • 内部監査が手のひらで転がせるようなレベルまでいけば、能力的にはかなり高くなっていると思われます。マネジメント能力や、コミュニケーション能力、分析力、考察力、観察力あらゆる能力が高められます。絶対に自分の為になります(*’▽’)
  • 何でも、挑戦して楽しもう!楽しんだ方が、絶対お得ですよね。人生有限、どんな経験も無駄にしないように。
  • すぐやる、コツコツやる、積み上げる‼

これから、プログラミングを挑戦したい人
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Thank you for reading my article!
Have a good life!!(^_-)-☆

 

 

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